Documento aggiornato al 17/11/2015 Il sistema di prenotazione e' raggiungibile all'indirizzo https://servizi.dmi.unipg.it/mrbs .
Il sistema visualizza l'occupazione oraria delle aule e permette, agli utenti abilitati, di prenotare autonomamente.
Il sistema ha una suddivisione per Gruppi e Aule. Per aula si intende una aula didattica o altra entita' che sia prenotabile (ad es. notebook).
I gruppi sono insiemi omogenei di aule o altro.
Ad oggi e' attivato un solo gruppo che comprende le Aule didattiche, Aule informatiche ed il materiale (i notebook ed i proiettori).

Servizio di composizione orario:
email : servizio.prenotazioni.dmi@unipg.it Tel. +39 075 585 5071 - ore ufficio.

Servizio di prenotazione:
email : servizio.prenotazioni.dmi@unipg.it Tel. +39 075 585 5001 - ore ufficio.

Al momento la visualizzazione delle prenotazioni e' pubblica.
Si puo' selezionare la vista giornaliera, settimanale o mensile.
Il numero vicino al nome dell'aula identifica i posti a sedere disponibili.
Si puo' fare una ricerca libera inserendo un testo nella casella Ricerca in alto a destra.
Si possono fare ricerche complesse seguendo il link Report in alto.
Per vedere ulteriori informazioni sulla prenotazione in visualizzazione giornaliera o settimanale basta lasciare il mouse sopra il titolo della prenotazione e verranno mostrate le informazioni dei campi:

• Esame
• Tipo di corso
• Descrizione completa

Se si clicca sul titolo della prenotazione vengono visualizzate le informazioni estese ed i link per gestirla (cancellare/copiare/modificare). Un punto interrogativo prima del titolo identifica una prenotazione in attesa di conferma da parte degli amministratori. Un cerchio con 2 frecce nella parte alta a destra del titolo identifica che la prenotazione e' una serie (piu' prenotazioni legate tra loro). Un colore di sfondo piu' chiaro senza il punto interrogativo iniziale identifica una prenotazione incerta, ci sono ragionevoli probabilita' che possa venire spostata nell'orario e/o aula.

Le prenotazioni su MRBS si dividono in 2 tipologie:

1. Servizio di prenotazione
2. Servizio di composizione degli orari.
   

Il servizio di composizione dell'orario si occupa di comporre una occupazione delle aule e altre risorse per le lezioni (non gli esami) relative alle esigenze dei Corsi di Studio presenti in Dipartimento, delle lezioni di altri Corsi di Studio ma tenuti da docenti afferenti al Dipartimento e delle lezioni di altri Corsi autorizzati dal Dipartimento.
Le prenotazioni e modifiche sul sistema MRBS per questo tipo di corsi vengono effettuate solo dagli amministratori.
In caso di problemi o richieste visionare la sezione contatti.

Questo e' il servizio che si occupa delle prenotazioni su MRBS.
In caso di problemi o richieste visionare la sezione contatti.
Per prenotare una risorsa su MRBS ci sono vari metodi:

Gli utenti abilitati hanno la possibilita' di prenotare un'aula in modo autonomo.
Le credenziali richieste sono quelle uniche di Ateneo gestite su IDM.
Nel capitolo Prenotare tramite MRBS c'e' un vademecum sulle procedure di inserimento/modifica/cancellazione delle prenotazioni.
Son utenti abilitati:

• Docenti afferenti al Dipartimento di Matematica e Informatica
• Titolari di un insegnamento nei Corsi di Studio di Matematica o Informatica anche se non afferenti al DMI

Quando il sistema accetta la prenotazione ne consegue che:

• la prenotazione viene pubblicata immediatamente con un colore di sfondo leggermente piu' chiaro ed un punto interrogativo prima del titolo, ad indicare che non e' ancora confermata
• se abbiamo inserito le credenziali appare un link in alto per visualizzare le proprie prenotazioni in attesa di conferma
• gli amministratori vengono avvertiti dell'inserimento della prenotazione

Gli amministratori potranno confermare la prenotazione rendendola definitiva, inoltrare una richiesta di ulteriori informazioni al richiedente o rifiutarla. Gli amministratori possono in qualunque momento modificare la prenotazione per renderla congrua alle policy.
In tutti i casi viene generata una email verso il richiedente.
Se entro 2 giorni dalla prenotazione l'utente non ha ancora ricevuto la conferma dell'amministratore il sistema fa' apparire il tasto “Manda un sollecito all'amministratore” nella sezione delle prenotazioni in attesa di conferma; se cliccato viene generata una mail si sollecito agli amministratori.

Se non sei un utente abilitato devi spedire la tua richiesta di prenotazione tramite le email presenti nella sezione contatti.
La possibilita' di richiedere la prenotazione deve essere stata preventivamente autorizzata dal Dipartimento con atto interno. Per avere la propria richiesta soddisfatta si prega di inserire le seguenti informazioni nella richiesta:

1. aula o materiale da prenotare
2. giorno/i e orario di inizio e di fine
3. tipo se applicabile (ad es. tutorato, seminario, convegno ecc.)
4. nome della lezione (se presente nell'offerta didattica dell'Ateneo si prega di riportare la dicitura precisa li riportata) o evento
5. se si tratta di un esame
6. il docente e/o organizzatore/speaker
7. se si tratta di una prenotazione per una lezione dei CdS di Matematica o Informatica.
8. altre informazioni aggiuntive utili a chi deve inserire la prenotazione o per chi consulta
9. indicazione dei contatti per eventuali comunicazioni

Nel caso non sia possibile utilizzare la email si possono utilizzare i riferimenti telefonici della sezione contatti.

Per inserire una prenotazione cliccare sulla casella vuota che corrisponde all'ora di inizio nell'aula e nel giorno che si vuole prenotare. In caso di una prenotazione seriale sara' la prima ora del primo giorno della serie.

Il sistema permette di fare una serie di prenotazioni indicando il tipo di ripetizione.
Le prenotazioni cosi' inserite sono viste dal sistema come legate tra di loro. Le prenotazioni seriali possono essere modificate singolarmente (ad es. cambiare l'orario di un giorno) o modificate come serie, nel secondo caso tutte le prenotazioni vengono cancellate e sostituite dalla nuova serie.

Si possono fare prenotazioni solo negli orari liberi e con la seguente policy:

1. Non si puo' prenotare in caso l'orario/aula scelta sia bloccata.
2. La prenotazione deve avere un minimo di 1 minuto prima ed un massimo di 12 mesi di anticipo.
3. La prenotazione deve essere approvata da un amministratore per essere definitiva

E' possibile, come nel vecchio GOAD, che una o piu' aule vengano bloccate per inibirne temporaneamente la prenotazione. Il blocco non e' visibile nelle visualizzazioni proposte, l'utente viene avvertito solo quando e' nella pagina di prenotazione e la freccetta verde in basso cambia in una 'x' rossa. Il blocco indica che la prenotazione di quell'aula in quell'orario puo' essere eseguita solo da un amministratore.

La pagina di prenotazione permette di cambiare tutti i parametri della prenotazione. In fondo alla pagina ci sono due “v” normalmente di colore verde che diventano una “x” rossa nei seguenti casi:

• freccetta a sinistra: i parametri immessi sono in conflitto con una prenotazione già presente.
• freccetta a destra: i parametri immessi sono in conflitto con una policy

Passando col mouse sopra di essa vengono indicate le prenotazioni o le policy con cui si e' in conflitto.
Importante:

1. Nei campi con inserimento libero e suggerimento si deve sempre controllare se il dato da inserire e' gia' presente e scegliere quello per evitare doppioni (ad es. Rossi Paolo e Paolo Rossi).
2. per separare voci di tipo diverso usare sempre la notazione spazio trattino spazio.
3. gli amministratori hanno la facolta' di cambiare i dati inseriti per evitare inserimenti con dati duplicati o renderli congrui alle notazioni indicate(ad es. P.Rossi in Rossi Paolo).

Voci della Pagina:

• Gruppo: gruppo di Aule o Materiale.
• Aule: Campo Obbligatorio. Nome dell'aula o del materiale prenotabile appartenente al gruppo precedentemente selezionato. Si possono selezionare piu' aule tenendo premuto il tasto CTRL.
• Corso di Laurea: campo Obbligatorio. Indicare se CdL in Matematica/Informatica o Altro. La prenotazione verra' visualizzata con colore di sfondo differente a seconda della scelta.
• Scegli il tipo di corso: Campo Obbligatorio. Dove applicabile indicare il corso di laurea più congruo. Si prega di immettere correttamente il dato altrimenti potrebbe inficiare i risultati delle ricerche con filtro.
• E' un esame?: selezionare se e' la prenotazione per un esame
• Docente: Campo obbligatorio ma ad inserimento libero con suggerimento (notare freccetta in fondo al campo).
  Nel campo va inserito chi terra' la lezione o e' il responsabile/organizzatore/speaker principale dell'evento. Apparira' nei riepiloghi (giornalieri, settimanali e mensili) delle prenotazioni sotto al nome della lezione. La notazione e' “Cognome Nome” con il primo carattere di ogni parola in maiuscolo. Essendo campo libero si possono inserire anche piu' nomi se ritenuto necessario (limite 80 caratteri). Se non si hanno informazioni da inserire si prega di immettere il solo carattere “_” (underscore aka trattino basso), non verra' visualizzato nulla nel campo relativo.
• Breve Descrizione: Campo Obbligatorio. Il nome della lezione o evento. Il campo e' ad inserimento libero (notare freccetta in fondo al campo).
  Lunghezza massima 80 caratteri.
  Si prega di seguire le seguenti regole:
  • Lezione CdL Matematica e/o Informatica: Nel caso in questione si raccomanda di controllare sempre che il nome della lezione non sia gia' presente.
    La notazione e' la seguente:
    nome del corso - nome del modulo.
    Inserire i nomi dei corsi e dei moduli copiandoli da quelli pubblicati nelle Offerte Didattiche, verranno visualizzati fino al massimo spazio disponibile (80 caratteri).. Ricordarsi di inserire sempre il nome del Corso prima del modulo.
  • Lezione altri corsi di Laurea: Controllare sempre prima se il nome e' gia' presente (suggerito), in caso negativo questa e' la notazione:
    nome del CdL - nome della lezione.
  • Altre prenotazioni: In questo caso si deve inserire sempre il tipo di prenotazione all'inizio seguendo questa notazione:
    tipo evento - nome dell'evento (ad es. Seminario - Metodi di parallelizzazione avanzata)
    
• Descrizione Completa: Le informazioni aggiuntive che non possono essere immesse negli altri campi
• Inizio: Data e ora di inizio della prenotazione
• Fine: Data e ora di fine della prenotazione.Attenzione, il sistema accetta come data anche un giorno differente dal quello indicato su inizio, ovvero che prenoterà ogni ora disponibile dalla data di inizio a quella di fine.
• Tipo di prenotazione: lasciare sempre il valore “Prenotazione Confermata” di default
• Prenotazioni con ripetizione
  • Giornaliero: gli stessi parametri immessi verranno replicati ogni giorno.
  • Settimanale: saranno prenotati solo i giorni della settimana specificati. La dicitura settimane da saltare serve per prenotazioni che devono ripetersi ogni x numero di settimane.
  • Mensile: saranno prenotati giorni o cadenze preimpostate del mese. La prenotazione verra' effettuata solo se esistente (ad es. no nel giorno 31 nei mesi con 30 giorni).
  • Annuale: saranno prenotati i giorni con cadenza annuale.
  • Importante:
    • Il giorno indicato nel campo Inizio viene sempre prenotato
    • La fine della sequenza e' indicata dal campo Ripeti fino al:
• Ripeti fino al: Data di termine della prenotazione in serie
• Salta le Prenotazioni in conflitto: Selezionando questa opzione, nel caso di prenotazioni ripetute, si accetta di prenotare solo le date libere saltando quelle in conflitto (ad es. gia' prenotate).

La modifica/cancellazione è permessa solo agli utenti abilitati e per le prenotazioni richieste dal proprio utente.
Per modificare una prenotazione cliccare sopra il titolo della stessa e sul link “modifica la prenotazione”. Se la prenotazione fa' parte di una serie cliccando su “Modifica la serie” i nuovi termini di prenotazioni sostituiranno tutte quelle precedenti. Se la prenotazione e' una serie e si clicca su “Modifica la prenotazione” solo la prenotazione singole verra' modificata e rimarra' legata a tutte le altre della serie. Il comportamento e' il medesimo se si selezione la funzione cancella con la differenza che la/le prenotazioni saranno eliminate e non piu' ripristinabili.

Durante la visualizzazione dei dettagli di una prenotazione appare anche il link a “Copia la prenotazione/serie”. La funzione e' utile nel caso si debbano fare prenotazioni con caratteristiche simili per evitare si copiare dati gia' inseriti; il sistema proporra' una prenotazione identica a quella copiata che l'utente dovra' poi modificare.

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